format-X GmbH
Software

So arbeiten wir: Auftrag, Lager, Team und Rechnung in einem System.

Das format-X System und seine Apps haben wir für die Arbeit der format-X GmbH gebaut. Hier zeigen wir, wie wir damit arbeiten. Es ist ein Einblick und kein Produkt zum Verkauf.

Unser System ansehen Unsere Apps
4
native Apps
9
Funktionsbereiche
7
Sprachen in der Oberfläche
Unser format-X System

Unser Verleih- und Warenwirtschaftssystem, gebaut für den Alltag bei Events.

Selbst gehostet, im Browser bedienbar und mit Apps für unterwegs. Wähle einen Bereich und sieh, wie wir damit arbeiten.

Tipp: Wische nach links oder rechts, um den Bereich zu wechseln.

Aufträge und Projekte

Vermietung, Verkauf, Dienstleistung oder alles zusammen: Material, Cases und Leistungen buchen wir direkt am Auftrag. Die Verfügbarkeit prüft das System live.

  • Vermietung
  • Verkauf
  • Dienstleistung
  • Projektleiter
Doppelbuchungen fallen auf, bevor der Truck gepackt wird.
Die Apps

Vier Apps, eine Datenbasis.

Unsere Apps sind im App Store beziehungsweise Play Store erhältlich, für unser Team, unsere Freelancer und unsere Kunden, und sprechen mit demselben System. Wische durch die Karten.

format-X

Für unser Team bei format-X

  • Dashboard, Aufträge und Belege
  • Lager mit Scan, Verladung und Rückgabe
  • Zeiterfassung mit Stechuhr, Kalender, Tickets
  • Kunden, Werkstatt, Chat, Wiki, KI-Suche
  • Reisekosten und Urlaub
  • iPhone
  • iPad
  • Apple Watch
  • CarPlay
  • Android
App Store Google Play

format-X Freelancer

Für unsere Freelancer und externen Techniker

  • Nur die zugewiesenen Aufträge
  • Zeiten und Spesen erfassen
  • Verfügbarkeit melden
  • Wissen nachschlagen, Zugänge nur für laufende Aufträge
  • iPhone
  • iPad
  • Apple Watch
  • CarPlay
  • Android
App Store Google Play

format-X Kundenportal

Für unsere Kunden

  • Eigene Aufträge im Blick
  • Angebote und Rechnungen als PDF
  • Anfragen und Tickets stellen
  • Defekt mit Foto melden
  • iPhone
  • iPad
  • Android
App Store Google Play

format-X Shop

Für unsere Endkunden: im format-X Shop bestellen

  • Sortiment durchsuchen und filtern
  • Warenkorb und Bestellung
  • Bestellstatus verfolgen
  • iPhone
  • iPad
  • Android
App Store Google Play

Praktisch im Alltag

Stechuhr auf dem Sperrbildschirm

Ein- und ausstempeln ohne die App zu öffnen, per Live Activity und Widget.

Widgets und Watch

Aufträge, Zeit, Aufgaben und Inventar auf dem Home-Bildschirm, dazu eine Apple-Watch-App mit Complication.

Siri und CarPlay

Siri-Kurzbefehle und eine CarPlay-Szene in der Team- und der Freelancer-App.

Push-Nachrichten

Benachrichtigungen auf iPhone und Android. Die Oberfläche der Android-Apps gibt es in sieben Sprachen.

Wear OS und Android Auto sind für die Android-Apps in Entwicklung und noch nicht als fertig zu verstehen.

Online-Services & Kundenportal

Unsere Kunden erledigen vieles selbst.

Ohne Anruf und ohne Mailpingpong: buchen, anfragen, Support holen, Belege einsehen.

Online buchen

Kunden sehen per Ampel, ob unser Equipment frei ist, und buchen ohne Login.

Anfragen

Formulare für allgemeine Anfragen und für bestimmte Angebote. Sie landen strukturiert im System.

Support und Defektmeldung

Ticket erstellen oder per QR-Code am Gerät einen Defekt melden, ohne Login.

Kundenportal

Eigener Login, optional mit Zwei-Faktor oder Passkey. Kunden sehen nur ihre Aufträge, Belege und Zahlungen. Die Online-Zahlung per PayPal ist eingebaut und wird noch erprobt.

Shop

Warenkorb, Kasse mit Rechnung oder Vorkasse, Bestellstatus in der Kunden-App. Anbindung von PayPal und SumUp wird noch mit echten Konten erprobt.

Unsere Online-Services öffnen

Einzelne Kacheln auf der Übersichtsseite tragen noch den Hinweis „bald verfügbar“.

Integrationen & KI

Verbunden mit dem, was wir nutzen.

Ehrlich eingeordnet: Die KI- und Smart-Home-Anbindungen lesen nur, sie ändern nichts an unseren Daten.

Home Assistant

Eine Integration liefert Sensoren aus dem Tagesboard: ausgehende und zurückkehrende Aufträge, Personal und Fahrzeuge im Einsatz, offene Reparaturen, Termine, überfällige Bestellungen. Sie liest nur und enthält weder Preise noch Kundendaten. Sie läuft als eigenes HACS-Repository, nicht über den offiziellen Store.

KI-Suche und MCP

In der KI-Suche stellen wir Fragen an Wiki, Aufgaben, Tickets, Aufträge und Belege. Der eingebaute MCP-Server lässt Claude Desktop oder Claude Code ERP-Daten abfragen, nur lesend, mit denselben Tokens, Rechten und Geheimnisfiltern wie die API. Die Antwort kommt über die Anthropic-API, der Suchkontext geht also an einen Drittanbieter. Beides ist nur aktiv, wenn wir es einschalten.

Weitere Anbindungen

  • Nextcloud: Ordner je Kunde und Projekt, Dokumentenexport
  • DATEV-Buchungsstapel, Bankabgleich per FinTS oder Open Banking
  • DHL-Versand und Retouren
  • SMTP, E-Mail-Vorlagen, Kampagnen und Umfragen
  • WooCommerce-Abgleich, Webhooks, API-Tokens und REST-API
  • Import aus Rentman-Excel (Kontakte, Material)

Die E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) und der DATEV-Export decken die gängigen Fälle ab. Sonderfälle wie Skonto, Gutschriften oder Teilzahlungen sind noch offen.

Weitere Software

Werkzeuge aus der eigenen Eventpraxis.

Neben dem System entwickeln wir Software für die Arbeit am Set und auf der Bühne und setzen sie selbst bei unseren Produktionen ein.

Einsatzbereit

fX-Messenger

Alle Kommunikationskanäle in einem Fenster

Electron-App für WhatsApp, Telegram, Messenger, Instagram, LinkedIn, Xing, Slack und Discord. Dienste lassen sich per Konfigurationsdatei erweitern. Eine Android-Version liegt vor.

Einsatzbereit

TIMEDECK

Countdown und Ablaufsteuerung für Bühne und Stream

Timer für den Mac mit Rundowns, mehreren Ausgaben, NDI mit Alpha, Browser-Source und Steuerung per HTTP, WebSocket, OSC und MIDI.

Einsatzbereit

fX-Prompt

Teleprompter mit Fernbedienung

Skriptausgabe am Mac, Fernbedienung per iPhone, NDI-Ausgabe, Steuerung per OSC und HTTP, Sprachverfolgung auf dem Gerät und ein Backup-Modus.

Weit fortgeschritten

fX-Translation

Lokale Live-Übersetzung ohne Cloud-Zwang

Mac-App mit Open-Source-Modellen für Untertitel, Übersetzung, Sprachsynthese mit Voice-Cloning und Video-Dubbing mit Lip-Sync. Alle vier Bausteine sind durchgängig getestet. Eine Release- und Lizenzstruktur gibt es noch nicht.

In Entwicklung

fX-Scope

Bildkontrolle für Live-Produktion

Waveform, Vektorskop und Histogramm für den Mac, mit Eingängen über NDI, Blackmagic, AJA und vMix-Tally. Hardware-Anbindungen sind noch nicht mit echten Karten erprobt.

In Entwicklung

fX-VNC

Fernbedienung im lokalen Eventnetz

Eigener VNC-Viewer mit Agent für macOS und Windows, damit wir Medienserver und Regierechner ohne Internet bedienen.

In Entwicklung

Diese Projekte sind noch in Arbeit und nicht erhältlich. Wir zeigen sie, damit du siehst, woran wir arbeiten.

LOOP-X In Entwicklung

Interaktives Medien-Exhibit mit Stationen und Besucher-Apps.

EVENTLOG Prototyp

Monitoring-Hub für Eventtechnik.

BAURAUM In Entwicklung

Parametrisches 3D-CAD für Produkte und Mockups.

fX-Bonding In Entwicklung

Mehrere Leitungen für stabile Livestreams bündeln.

Mixdeck Frühe Phase

Live-Bildmischer in Rust.

Sicherheit

Was im System tatsächlich eingebaut ist.

Wir nennen nur, was im Code steckt. Zertifikate oder Prüfsiegel behaupten wir nicht.

Verschlüsselte Ablage

Sensible Felder wie IBAN, USt-ID oder Zugangsdaten und hochgeladene Dateien liegen mit AES-256-GCM verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert.

Zwei-Faktor und Passkeys

Anmeldung mit TOTP und Rettungscodes oder per Passkey, für Mitarbeiter und für das Kundenportal. Login-Drosselung und CSRF-Schutz sind aktiv.

Rechte und Protokoll

Rollen und Rechte mit eigenen Rollen, abschaltbare Module, Audit-Log. Freelancer sehen nur ihre Aufträge, Zugänge im Tresor gelten nur für die Laufzeit des Auftrags.

Fernwartung mit Zustimmung

Verbindung per WebRTC, Zustimmung vor Ort, sichtbarer Sitzungsbalken. Das ERP vermittelt nur den Verbindungsaufbau.

Selbst gehostet

Die Daten liegen auf einem Server, den wir selbst betreiben. Es gibt eine Seite für Datenauskunft und Abmeldelinks in Mailings. Die Spracherkennung läuft optional auf eigener Infrastruktur.

Fragen und Antworten

Das wird oft gefragt.

Wo läuft das System?

Das System ist selbst gehostet (Docker mit nginx, PHP und MariaDB) und läuft auf unserem eigenen Server. Wir bedienen es im Browser und mit den Apps.

Kann ich das System kaufen oder nutzen?

Nein. Das System und die Apps sind nur für die Arbeit der format-X GmbH gebaut und nicht für den Vertrieb an andere gedacht. Die Apps stehen in den Stores für unser Team, unsere Freelancer und unsere Kunden bereit.

Sind die Apps im Store?

Ja. Die ERP-App, die Freelancer-App, das Kundenportal und der Shop sind im App Store beziehungsweise Play Store verfügbar. Die Links findest du oben bei den Apps.

Wie sieht es mit E-Rechnung und DATEV aus?

ZUGFeRD, XRechnung und der DATEV-Buchungsstapel sind umgesetzt. Sonderfälle wie Skonto, Gutschriften, Reverse-Charge oder Teilzahlungen sind noch nicht abgedeckt. Wir bezeichnen die E-Rechnung daher nicht als zertifiziert.

Gibt es einen Import aus Rentman?

Das System kann Kontakte und Material aus einer Rentman-Excel-Datei importieren.

Ändert die KI unsere Daten?

Nein. KI-Suche und MCP-Server lesen nur. Sie nutzen die Rechte des jeweiligen Zugangs, und Geheimnisse werden herausgefiltert. Wir schalten sie bewusst ein.

Funktionieren die Apps offline?

Die Apps sprechen über die Schnittstelle des Systems mit dem Server. Eine verlässliche Aussage zum Offline-Betrieb treffen wir hier nicht.

Fragen

Neugierig, wie wir arbeiten?

Unsere Software ist für den eigenen Betrieb gebaut und nicht zum Verkauf gedacht. Wenn du Fragen zu unseren Leistungen oder zu einem Auftrag hast, melde dich gern.

Zu unseren Leistungen